Hospital Association of Oregon: 10 horas a menos por lote de AP com IA do Ramp

"Nosso processo anterior de contas a pagar provavelmente levava umas 10 horas por lote de AP. Agora leva apenas alguns minutos entre receber uma fatura, aprová-la e processá-la." Essa frase de Jason Hershey, VP de Finanças e Contabilidade da Hospital Association of Oregon (HAO), resume uma transformação que qualquer equipe financeira enxuta sonha em realizar. Uma organização do setor de saúde, notoriamente resistente a mudanças tecnológicas, eliminou 10 horas de trabalho manual por ciclo de pagamento ao adotar a plataforma de IA do Ramp.

Neste post, vamos analisar o caso completo: o que a HAO enfrentava antes, o que mudou com a automação e quais lições se aplicam a organizações de qualquer setor que ainda processam pagamentos manualmente.

O cenário anterior: selos, envelopes e dados digitados duas vezes

Quando Jason Hershey assumiu a posição de VP de Finanças na HAO, substituindo um CFO com 30 anos de casa, ele encontrou uma situação comum em organizações de médio porte: processos bem intencionados, mas completamente manuais.

O fluxo de contas a pagar funcionava assim: faturas chegavam por e-mail como anexos em PDF. A equipe financeira precisava baixar cada anexo, verificar os dados, criar um voucher em papel e enviar por e-mail para o aprovador responsável. Após a aprovação (também por e-mail), os dados eram inseridos manualmente no sistema contábil.

Mas o problema não terminava na aprovação. O pagamento em si era feito por cheque físico. A equipe precisava imprimir os cheques, carimbá-los, colocá-los em envelopes, selar e despachar pelo correio. Esse processo de "batch de pagamentos" consumia aproximadamente 10 horas de trabalho da equipe financeira a cada ciclo.

Havia ainda um problema de retrabalho: os vouchers de pagamento não estavam vinculados ao sistema contábil, o que significava que os dados precisavam ser digitados duas vezes — uma vez no voucher e outra vez na contabilidade. Essa duplicação não era apenas ineficiente; ela criava oportunidades para erros de digitação, divergências entre registros e dificuldades de auditoria.

O processo de reembolso para funcionários era igualmente arcaico, levando até 2 semanas entre a submissão de uma despesa e o reembolso efetivo.

Por que o setor de saúde é especialmente afetado

O caso da HAO não é isolado. O setor de saúde nos Estados Unidos é um dos mais atrasados em automação financeira, por razões estruturais que valem entender.

Regulamentação pesada. Organizações de saúde operam sob requisitos rigorosos de compliance e auditoria. Historicamente, isso criou uma cultura de "não mexer no que funciona" — mesmo quando o que "funciona" consome 10 horas por ciclo de pagamento.

Orçamentos apertados e prioridades clínicas. Em hospitais e associações de saúde, investimentos em tecnologia competem com investimentos em equipamentos médicos, infraestrutura clínica e pessoal. A área financeira raramente é prioridade na fila de modernização.

Equipes enxutas. A HAO opera com uma equipe financeira pequena. Quando cada pessoa tem múltiplas responsabilidades, o tempo consumido por processos manuais tem um custo de oportunidade desproporcional. As 10 horas gastas em um batch de AP eram 10 horas que não podiam ser investidas em análise financeira, planejamento ou negociação com fornecedores.

A implementação do Ramp: três mudanças estruturais

A adoção da plataforma do Ramp transformou o fluxo de AP da HAO em três dimensões fundamentais.

1. Digitalização completa do fluxo de aprovação. Faturas passaram a ser capturadas digitalmente e roteadas automaticamente para os aprovadores corretos com base em regras predefinidas (valor, departamento, tipo de despesa). Os responsáveis por cada departamento podem revisar e aprovar pagamentos diretamente na plataforma, de qualquer lugar — algo especialmente relevante em um modelo de trabalho híbrido. Eliminou-se completamente o vai-e-vem de e-mails com anexos e a necessidade de vouchers em papel.

2. Eliminação de cheques físicos. Pagamentos passaram a ser processados digitalmente através do Ramp, eliminando a impressão, o carimbo, o envelope e o despacho pelo correio. Fornecedores recebem pagamentos via transferência eletrônica ou cartão virtual, com rastreabilidade completa e instantânea.

3. Integração direta com o sistema contábil. Os dados de faturas e pagamentos fluem automaticamente para a contabilidade, eliminando a dupla digitação. Cada pagamento processado é automaticamente categorizado, reconciliado e registrado no sistema contábil sem intervenção manual. Isso não apenas economiza tempo — garante que os registros estejam consistentes desde o primeiro momento.

Os resultados: de horas para minutos

Os impactos da implementação foram imediatos e mensuráveis em várias dimensões.

Tempo de processamento de AP: de 10 horas para minutos. O resultado mais expressivo. O que antes consumia praticamente um dia e meio de trabalho passou a ser concluído em questão de minutos. Para uma equipe enxuta, isso equivale a recuperar mais de um dia inteiro de produtividade por ciclo de pagamento.

Reembolsos: de 2 semanas para 1-2 dias. Funcionários que antes esperavam até 14 dias para receber reembolsos passaram a recebê-los em 24 a 48 horas. Além da melhoria de satisfação dos colaboradores, isso reduziu o volume de consultas e reclamações que a equipe financeira precisava gerenciar.

Fechamento mensal: até 5 dias mais rápido. Com dados integrados e reconciliados em tempo real, o processo de fechamento contábil mensal foi significativamente acelerado. A equipe não precisa mais dedicar dias a consolidar informações de diferentes fontes antes de iniciar o fechamento.

Visibilidade e controle de gastos. Os responsáveis de cada departamento passaram a ter visibilidade em tempo real dos gastos de suas áreas, com alertas automáticos para desvios de orçamento. Essa transparência permitiu decisões de alocação mais rápidas e reduziu surpresas no fechamento.

O custo invisível do processo manual

O caso da HAO ilustra algo que muitas organizações subestimam: o custo real de processos manuais vai muito além das horas gastas.

Considere o seguinte cálculo simplificado. Se a equipe gasta 10 horas por batch de AP, e a organização processa pagamentos semanalmente, são 520 horas por ano dedicadas exclusivamente a uma tarefa operacional que poderia ser automatizada. A um custo médio de USD 35/hora (salário + encargos de um profissional financeiro), estamos falando de USD 18.200 por ano apenas em mão de obra direta.

Mas o custo real é muito maior quando incluímos:

• Erros de digitação que geram retrabalho e potenciais pagamentos duplicados
• Atrasos de pagamento que podem resultar em multas ou perda de descontos de pagamento antecipado
• Tempo de auditoria adicional para reconciliar registros em papel com o sistema contábil
• Custo de oportunidade da equipe financeira que poderia estar analisando dados, negociando com fornecedores ou identificando oportunidades de economia

Para organizações maiores, com volumes de pagamento mais expressivos, esses custos se multiplicam proporcionalmente. No Brasil, onde a complexidade tributária adiciona camadas extras de validação e verificação, o impacto de processos manuais tende a ser ainda mais severo.

A abordagem gradual: um modelo replicável

Um aspecto importante do caso da HAO é que a implementação não foi um "big bang" tecnológico. Jason Hershey adotou uma abordagem gradual, começando pelo cartão corporativo e expandindo para reembolsos e depois para bill pay.

Essa sequência faz sentido por três razões. Primeiro, o cartão corporativo é o processo mais simples de automatizar e gera resultados visíveis rapidamente — o que ajuda a construir apoio interno para mudanças mais amplas. Segundo, cada fase serviu como aprendizado para a seguinte, permitindo ajustar processos e treinar a equipe progressivamente. Terceiro, ao demonstrar resultados concretos em cada etapa, Hershey conseguiu justificar o investimento nas fases subsequentes com dados reais, não projeções.

Essa mesma abordagem se aplica a qualquer organização que esteja considerando automatizar AP: comece pelo processo mais doloroso e mais simples de resolver, demonstre resultados e use esse momentum para expandir.

Paralelos com o mercado brasileiro

Embora o caso da HAO seja americano, os desafios que a organização enfrentava são universais. No Brasil, muitas empresas de médio porte — especialmente em setores regulados como saúde, educação e terceiro setor — ainda operam com processos de AP parcial ou totalmente manuais.

Alguns fatores agravam a situação no contexto brasileiro. A complexidade dos impostos (ICMS, ISS, PIS/COFINS) adiciona etapas de validação fiscal que consomem tempo adicional. O uso de boletos como instrumento de pagamento predominante cria dependência de processos semi-manuais. E a informalidade de muitos fornecedores dificulta a adoção de pagamentos eletrônicos padronizados.

Mesmo assim, plataformas de automação de AP adaptadas ao mercado brasileiro já estão disponíveis e oferecem funcionalidades equivalentes às do Ramp, incluindo captura automática de notas fiscais via integração com o SPED, validação automática de dados fiscais, fluxos de aprovação configuráveis e integração com ERPs nacionais.

Ações práticas para implementar

Se a sua organização ainda processa pagamentos manualmente, aqui estão os passos para iniciar a automação.

1. Meça o tempo atual. Cronometre quanto tempo sua equipe gasta em cada ciclo de AP, desde o recebimento da fatura até o pagamento efetivo. Inclua tempo de aprovação, digitação, emissão de pagamento e reconciliação. Você provavelmente vai se surpreender com o número total.
2. Calcule o custo total do processo manual. Multiplique as horas por ciclo pelo número de ciclos por mês e pelo custo hora da equipe. Adicione uma estimativa para retrabalho, erros e custos de oportunidade. Esse número é o business case para a automação.
3. Identifique o ponto de maior dor. Para a HAO, era o batch de cheques. Para a sua organização, pode ser a captura de notas fiscais, o fluxo de aprovação ou a reconciliação. Comece pelo processo que consome mais tempo e gera mais frustração.
4. Avalie plataformas com integração ao seu ERP. A integração direta com o sistema contábil é o que elimina a dupla digitação e garante consistência dos dados. Antes de escolher uma plataforma, confirme que ela se integra nativamente com o seu ERP ou sistema contábil.
5. Defina um piloto de 90 dias. Implemente a automação para um tipo de pagamento ou um departamento específico. Meça os resultados (tempo economizado, erros reduzidos, satisfação da equipe) e use esses dados para justificar a expansão.